WebサイトリニューアルのRFPの作り方｜制作会社へ渡す提案依頼書テンプレート

社内向け提案書は、リニューアルの必要性や予算の承認を得るための資料です。一方、RFPは「どのような課題について、何を提案してほしいか」を制作会社へ伝えます。承認済みの目的を、依頼条件へ置き換える関係です。

IPAも、RFPを発注側が提案を依頼する書類として説明しています。詳細な要件が固まっていない場合は、提案後に協力して具体化する進め方もあります。未確定事項を隠すのではなく、整理する業務自体を依頼範囲に入れましょう。

長い会社紹介よりも、提案の判断に必要な情報を優先します。既存資料を添付する場合も、参照してほしい箇所を示すと読み違いを減らせます。

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現状の数値を添える場合は期間と集計条件を明記します。閲覧用アカウントの共有が必要なときは権限を限定し、RFP本文にパスワードを書かないようにしてください。

要望をすべて必須にすると、費用や納期の調整が難しくなります。業務上外せない条件、予算が合えば実現したい条件、方法から相談したい条件を分けましょう。

これは記入例です。特定のCMSや機能を先に固定せず、必要な運用を説明すると代案も比べられます。指定が必要な場合は、社内システムとの連携など、その理由も添えます。

各社へ、企画・設計・デザイン・実装・移行・公開後対応を分けた回答を依頼します。原稿作成や撮影が別費用なら、その前提も明示してもらいます。「一式」だけでは、提案の違いを金額の差と取り違えやすくなります。

• 対象ページ数とテンプレート数、追加時の扱い
• デザイン案と修正対応の範囲
• 旧URLからの移行、計測設定、公開前テスト
• 納品物、管理権限、更新マニュアル
• 公開後の不具合対応と継続保守の区分

同じ質問に同じ粒度で回答してもらうことが目的です。提案の工夫まで細かく縛る必要はありません。代替案は基本案と分け、費用・日程・運用への影響を記載してもらいましょう。

提案が届いてから評価軸を変えると、見た目や担当者の印象だけで選びやすくなります。課題理解、運用のしやすさ、実施体制、予算適合など、今回重視する点を先に決めます。

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点数を付ける場合も、理由と確認事項を併記します。最安値であることと、必要な業務を任せられることは別の判断です。

例えば、社内に更新担当者が一人しかいないなら、提案画面の華やかさだけでなく、入力のしやすさや引き継ぎ方法も重視します。営業・広報・管理部門で評価が割れた場合は、最初に決めた目的へ戻って優先順位を確認します。

質問の受付先と回答日を決め、条件に関わる回答は参加する制作会社へ同じように共有します。予算や公開日を変更したら、資料の版番号と変更箇所を残してください。

RFPができたら、社内の承認者と実際の更新担当者の両方に確認してもらいましょう。依頼内容と運用できる体制をそろえてから提案を受けることが、比較を進める土台になります。