Webマーケティング外注の定例会｜議題・レポート・役割分担の決め方

外注先が見られる管理画面だけでは、商談の内容や顧客の反応までは分かりません。 レポートに加えて、社内で起きていることを共有すると、施策の判断がしやすくなります。

表は横にスクロールできます。

議題は「前回の作業確認 → 結果 → 疑問点 → 次の施策 → 担当と期限」の順番にすると、 報告から実行までをつなげやすくなります。 以下は45分で実施する場合の一例です。標準時間を示すものではありません。

合計45分の運用例です。施策の数や判断事項に合わせて配分を変えてください。

定例会の頻度は、判断が必要になる間隔で決める

毎週会議を開くこと自体を目標にする必要はありません。 立ち上げ時に確認事項が多ければ短い打ち合わせを増やし、 運用が安定したら会議の間隔を広げ、日々の進捗は共有シートで確認する方法もあります。

ただし、フォームの不具合や広告配信の異常など、対応を急ぐ問題は定例会まで待たずに連絡します。 通常の報告と緊急時の連絡方法を、あらかじめ分けて決めておくことが大切です。

指標が多いほど、判断しやすいとは限りません。 まず事業につながる成果を確認し、次にその手前で起きた変化、最後に実施内容を照合します。

比較条件をそろえてから、原因を考える

前回より数字が下がっていても、集計期間の日数や対象が異なれば、単純には比較できません。 対象期間、流入経路、対象ページ、指標の定義がそろっているかを先に確認します。

検索流入を調べるなら、サイト全体の平均だけで判断せず、 ページや検索キーワード別に変化を見ます。 新しく表示されるキーワードが増えた場合など、集計対象の構成が変わることもあるためです。

事実・仮説・確認方法をセットにする

上記は架空の例です。数値の変化だけで原因を断定したり、複数の箇所を一度に変更したりしないことが大切です。

「外注先で対応」「社内で確認」という記録だけでは、誰が動くのかが曖昧になります。 実際の議事録には担当者名を入れ、承認が必要な作業は承認者も分けて記載しましょう。

特に、原稿の確認、写真の提供、料金や実績の確認は、社内の協力が必要になる場合があります。 制作する人だけでなく、必要な材料を渡す人の期限も決めると、作業が止まりにくくなります。

日数は説明用の例です。実際には担当者名と具体的な日付を記入し、契約範囲・作業量に合わせて決めてください。

議事録は「決まったこと」と「未決事項」を分ける

発言をすべて書き起こすよりも、決定事項、作業一覧、保留事項を短くまとめる方が、 次回の確認に使いやすくなります。 保留事項には、判断に必要な情報と、その情報を集める担当者を残してください。

また、変更後すぐには評価できない施策もあります。 実施日だけでなく、いつ・何を見て振り返るかまで記録すると、 根拠のない修正を繰り返しにくくなります。

• 事業の目標に関係する成果を確認できた
• 数値の対象期間・取得元・定義を確認した
• 確認できた事実と、原因の仮説を分けた
• 次に進める作業の優先順位が決まった
• 作業ごとの担当者・期限・完了条件を記録した
• 社内の確認や素材提供が必要な項目を洗い出した
• 追加費用や承認が必要な作業を区別した
• 保留事項の確認方法と、次回の振り返り時期を決めた

よくある質問