キャラクター使用申請書の作り方｜記入例・添付資料・変更時の確認項目

01申請書の役割と対象を決める

申請書は、キャラクターの全ルールを毎回書き写すものではありません。基本ルールはガイドライン、個別の制作物は申請書、判断結果は承認記録と、役割を分けると整理しやすくなります。

通常の社内資料、広告、商品化などを同じフォームで扱う場合は、必要な追加項目を分岐させます。毎回すべてを必須入力にすると、関係のない項目が増えて申請しにくくなります。

02記入項目は判断に必要な情報へ絞る

誰が、どの素材を、どこで、いつまで、どのように使うかが分かるようにします。申請者が素材名を正確に記入できるよう、素材の保管場所や版の見分け方も案内しましょう。

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未定の項目を空欄のままにすると、単なる書き忘れと区別できません。「未定・決定予定日・担当者」を書ける欄を作ります。申請時点で決められない条件は、どの工程までに確定するかを共有してください。

社外へ渡す素材がある場合

渡す先と目的、渡すファイルの範囲を申請に含めます。見本画像だけで足りるか、編集用データが必要かを分け、必要以上の素材一式を添付しない運用にします。

03完成見本を添えた記入例

次は、自社のサービス説明会で配布するチラシを想定した架空の記入例です。申請書だけでなく、文章とキャラクターを配置した見本も同時に提出します。

希望回答日の「5営業日前」は運用例であり、標準の審査期間ではありません。社内体制や案件の内容に合わせ、確認者が対応できる日程を先に相談してください。

• 制作物全体の見本がある
• 文字や背景を含む実際の配置が分かる
• 画像の版と申請書のファイル名が一致する
• 複数ページ・複数サイズの確認範囲が分かる
• 前回からの変更箇所が明示されている

差し戻しは、理由と必要な資料を分ける

「確認できません」ではなく、「掲載終了日が未定のため利用期間を判断できない。終了予定日か、定期見直しの条件を追記してほしい」と伝えます。不足項目を具体化すると同じ往復を減らせます。

04承認後の変更と実績まで記録する

承認した見本と実際の公開物が違ってしまうと、履歴を残す意味が薄れます。承認番号、対象の版、承認日、条件を記録し、公開後のURLや完成写真を同じ案件へ追加します。

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どの変更を再申請にするかは、あらかじめ社内で決めておきます。「前に使ったから今回も同じ」とせず、媒体・期間・素材・加工のどこが変わったかを比較する方法が実務的です。

メール申請でもよいですか？

必要な情報と添付資料、承認結果が同じ場所に残るなら、まずメールで始める方法もあります。案件番号や件名の規則を決め、担当者の個人受信箱だけに履歴を閉じ込めないようにします。

過去の申請書を複製して使えますか？

下書きのひな型にはできます。ただし古い素材名、日付、掲載先が残りやすいため、新規案件として全項目を確認します。承認済みの表示や承認日まで引き継がないでください。

運用を始めたら、差し戻しが多かった項目を見直します。申請者が迷う用語を言い換え、記入例を添えることで、項目数を増やさずに情報の質を上げられます。