生成AIで社内文書を作る方法｜安全な使い方とプロンプト例
入力してよい情報を確認し、人による最終チェックを行いながら安全に活用しましょう。
生成AIを使って社内文書を作りたいものの、「何を入力すればよいか分からない」「機密情報の漏えいが心配」と感じていませんか。
生成AIは、メールの下書き、議事録の整理、報告書の構成、マニュアルのたたき台など、日常的な文書作成を補助できます。
ただし、顧客情報や社外秘資料を無断で入力したり、生成された文章を確認せず共有したりするのは危険です。本記事では、企業が生成AIを使って社内文書を作る手順、コピペできるプロンプト、安全に利用するための確認ポイントを解説します。
生成AIで社内文書を作る場合は、「入力してよい情報」「利用できるAIサービス」「確認・承認する担当者」を先に決めましょう。生成AIには構成や言い回しを手伝ってもらい、事実確認と最終判断は人が行います。
生成AIで作成・補助できる社内文書
生成AIは、ゼロから完成文書を作るだけでなく、文章の整理、要約、書き換えにも活用できます。
| 文書 | 生成AIに任せられる作業 | 人が確認する内容 |
|---|---|---|
| 社内メール | 下書き、件名案、丁寧な表現への修正 | 宛先、日時、依頼内容、添付資料 |
| 議事録 | 論点、決定事項、担当者、期限の整理 | 発言内容、決定事項、担当者名 |
| 報告書 | 構成案、要約、文章の読みやすさ | 数値、原因、評価、今後の対応 |
| マニュアル | 手順の並び替え、見出し、注意事項の整理 | 実際の操作方法、権限、例外対応 |
| 社内FAQ | 質問と回答の整理、表現の統一 | 社内規程や最新ルールとの整合性 |
| 企画書 | 構成案、想定課題、比較項目の洗い出し | 予算、実現性、社内方針、根拠 |
ポイント：生成AIが得意なのは、文章の形を整えることです。社内事情、正確な数値、最終的な判断まで任せられるわけではありません。
社内文書作成で生成AIを使う手順
- 社内ルールを確認する
利用を許可されたAIサービスと、入力可能な情報の範囲を確認します。 - 文書の目的を決める
誰に、何を伝え、どのような行動を取ってほしいのか整理します。 - 入力情報を確認する
個人情報、顧客情報、未公開情報、営業秘密が含まれていないか確認します。 - 文書の条件を指定する
文書の種類、読み手、文字数、口調、含める項目を伝えます。 - たたき台を生成する
最初から完成を求めず、構成案や下書きを作成します。 - 事実と数字を確認する
生成された内容を元資料と照合します。 - 担当者が修正・承認する
自社の言葉に修正し、必要な承認を経て共有します。
生成AIへ入力してはいけない情報
入力できる情報は、会社のルールや利用するAIサービスの契約条件によって異なります。明確な許可がない場合は、次の情報を入力しないようにしましょう。
入力を避ける情報
- 顧客や社員の氏名、住所、電話番号、メールアドレス
- 顧客名簿や問い合わせ履歴
- 契約書、見積書、請求書の未加工データ
- 公開前の商品・サービス情報
- 未発表の売上や事業計画
- パスワード、APIキー、ログイン情報
- 秘密保持契約の対象情報
- 取引先から預かった非公開資料
実際の情報を使わなくても、固有名詞を「A社」、金額を「○万円」、担当者名を「担当者A」のように置き換えることで、文書の構成案を作れる場合があります。
匿名化したつもりでも、ほかの情報と組み合わせることで個人や企業を特定できる場合があります。判断できない情報は入力せず、社内の管理者へ確認しましょう。
社内メールを作るプロンプト例
あなたは企業の業務担当者です。 次の条件で社内メールの下書きを作ってください。 【メールの目的】 [会議案内、資料提出の依頼、進捗確認など] 【送信相手】 [上司、同僚、他部署など] 【伝える内容】 ・[内容1] ・[内容2] ・[内容3] 【希望する対応期限】 [日時] 【文章の条件】 ・丁寧だが硬すぎない ・最初に要件を伝える ・箇条書きを使って読みやすくする ・入力していない事実を追加しない ・件名案も3案作る 氏名、顧客情報、機密情報は使用せず、 記号や仮名のまま作成してください。
議事録を整理するプロンプト例
次の会議メモを、社内共有用の議事録に整理してください。 【会議の目的】 [目的] 【会議メモ】 [個人情報や機密情報を削除したメモ] 以下の構成で整理してください。 ・会議の概要 ・主な議題 ・決定事項 ・未決定事項 ・担当者 ・対応期限 ・次回確認すること 条件： ・メモにない決定事項を追加しない ・不明な箇所は推測せず「要確認」と表示する ・担当者と期限を表形式にする ・発言の意味を変えない
会議の録音や文字起こしデータには、個人情報、取引先情報、未公開情報が含まれる可能性があります。利用するAIサービスへの入力が社内で許可されているか、必ず確認してください。
報告書を作るプロンプト例
以下の確認済み情報をもとに、 社内向け業務報告書の下書きを作ってください。 【報告の目的】 [目的] 【実施したこと】 [実施内容] 【確認できた結果】 [数字や事実] 【発生した課題】 [課題] 【今後の対応案】 [対応案] 構成： 1.概要 2.実施内容 3.結果 4.課題 5.今後の対応 条件： ・入力した情報以外の数字や実績を追加しない ・結果と推測を明確に分ける ・不明な情報は「要確認」と記載する ・上司が短時間で理解できる文章にする
業務マニュアルを作るプロンプト例
次の作業メモを、新任担当者向けの 業務マニュアルに整理してください。 【作業の目的】 [目的] 【作業メモ】 [個人情報・認証情報を削除した手順] 次の構成にしてください。 ・作業を始める前の準備 ・作業手順 ・確認ポイント ・よくあるミス ・問題が起きた場合の連絡先 ・完了条件 条件： ・手順を番号付きで表示する ・一つの手順に一つの操作を書く ・存在しない画面や機能を追加しない ・不明な操作は「担当者へ確認」と表示する ・パスワードやログイン情報を書かない
生成結果の精度を上げる指示方法
期待した文章が出ない場合は、「もう一度作って」と依頼するだけでなく、直したい内容を具体的に伝えます。
| 改善したいこと | 追加指示の例 |
|---|---|
| 文章が長い | 内容を変えず、300文字以内に要約してください |
| 硬すぎる | 社内の同僚へ送る親しみのある丁寧語にしてください |
| 要点が分かりにくい | 結論、理由、対応事項の順番に並べてください |
| 確認箇所が不明 | 事実確認が必要な箇所を「要確認」と表示してください |
| 担当者が分かりにくい | 担当者、作業内容、期限を表にしてください |
| 専門用語が多い | 新任担当者にも理解できる言葉へ言い換えてください |
生成した社内文書の確認ポイント
- 事実、数字、日付は元資料と一致しているか
- 存在しない情報が追加されていないか
- 結果と推測が区別されているか
- 宛先や共有範囲は正しいか
- 個人情報や顧客情報が含まれていないか
- 社外秘情報の表示が必要ではないか
- 差別的・攻撃的な表現がないか
- 他者の文章を無断で使用していないか
- 社内規程や契約内容と矛盾していないか
- 必要な責任者の承認を受けたか
社内で決めておきたい生成AIの利用ルール
生成AIを安全に活用するには、担当者の判断だけに任せず、最低限の社内ルールを作る必要があります。
| ルール項目 | 決める内容 |
|---|---|
| 利用できるサービス | 会社が承認したAIサービスと契約プラン |
| 入力できる情報 | 公開情報、社内情報、秘密情報の区分 |
| 利用できる業務 | メール、議事録、企画案などの対象範囲 |
| 禁止する用途 | 人事評価、契約判断、無確認での外部公開など |
| 確認責任 | 事実確認、承認、公開を担当する人 |
| 問題発生時の連絡先 | 情報管理担当者、上司、システム担当者 |
社内ルールを作る詳しい手順は、企業向け生成AIガイドラインの作り方でも解説しています。
生成AIで文書を作る際のよくある失敗
文章が自然なので確認せず使ってしまう
生成AIは、間違った内容でも自然な文章に整えることがあります。文章の読みやすさと、事実の正しさは別の問題です。
元資料をそのまま貼り付ける
文書作成を効率化するために、顧客資料や社内資料をそのまま入力すると、入力が認められていない情報まで送信する可能性があります。
誰が確認するのか決まっていない
生成AIで作った文書であっても、共有・公開した内容への責任は企業側にあります。作成者と承認者を決めておきましょう。
生成AIだけで最終判断する
契約、法律、人事、採用、健康、安全など、重要な判断を生成AIの回答だけで決定するのは避けましょう。必要に応じて社内担当者や専門家へ確認してください。
よくある質問
無料の生成AIを社内文書に使ってもよいですか？
会社の利用ルールと、サービスの最新規約・データ設定によります。会社の承認がない場合は、業務情報を入力しないようにしましょう。
社内メールなら個人情報を入力しても問題ありませんか？
社内向け文書であっても、外部の生成AIサービスへ入力する場合は別の問題です。氏名などを仮名へ置き換え、会社のルールを確認してください。
議事録を自動作成してそのまま共有できますか？
そのまま共有せず、発言内容、決定事項、担当者、期限を確認してください。録音や文字起こしデータの利用許可も必要です。
生成AIが作った文章の間違いは誰の責任ですか？
生成AIを使用した場合でも、社内外へ共有する内容は利用者・企業側で確認する必要があります。重要な文書ほど確認と承認の手順を明確にしましょう。
すべての社員に利用を許可すべきですか？
一律に許可・禁止するのではなく、利用できるサービス、対象業務、入力可能な情報、確認方法を定めたうえで判断しましょう。
まとめ：生成AIは文書作成の補助として使う
生成AIを活用すると、社内メール、議事録、報告書、マニュアルなどの下書きや整理を効率化できます。
- 会社が許可した生成AIサービスを使用する
- 入力してよい情報の範囲を確認する
- 個人情報・顧客情報・秘密情報を入力しない
- 文書の目的、読み手、条件を具体的に伝える
- 生成された数字や事実を元資料と照合する
- 最終的な確認と判断は人が行う
- 利用範囲と承認手順を社内ルールにする
生成AIへ文書作成を丸ごと任せるのではなく、人が持っている正しい情報を読みやすく整理する補助として活用しましょう。
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